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采購流程 |
（1）質(zhì)量：
質(zhì)量的傳統(tǒng)解釋是"好"，或"優(yōu)良"，對采購人員而言，質(zhì)量的定義應(yīng)是："符合買賣約定的要求或規(guī)格就是好的質(zhì)量"。故采購人員應(yīng)設(shè)法了解供應(yīng)商對本身商品質(zhì)量的認訓(xùn)或了解的程度，管理制度較完善的供應(yīng)商應(yīng)有下列有關(guān)質(zhì)量的文件：
● 質(zhì)量合格證
● 商檢合格證
采購人員應(yīng)向供應(yīng)商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產(chǎn)品執(zhí)行標準有國家標準、專業(yè)（部）標準及企業(yè)標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，質(zhì)量是以下列方法的其中一種來表示的：
● 市場上商品的等級
● 品牌
● 商業(yè)上常用的標準
● 物理或化學(xué)的規(guī)格
● 性能的規(guī)格
● 工程圖
● 樣品（賣方或買方）
● 以上的組合
采購人員在采購時應(yīng)首先與供應(yīng)商對商品的質(zhì)量達成互相同意的質(zhì)量標準，在可能的情況下，對一引起產(chǎn)品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應(yīng)要求退貨或退款。
（2） 包裝：
包裝可分為兩種"內(nèi)包裝"（PACKAGING），及"外包裝"（PACKING）。內(nèi)包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅固，倉儲運輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應(yīng)商成本增加，采購價格勢必偏高，導(dǎo)致商品的價格缺乏競爭力。
設(shè)計良好的內(nèi)包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉(zhuǎn)，采購人員應(yīng)說服供應(yīng)商在這方面向好的企業(yè)學(xué)習(xí)，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應(yīng)先了解超市的政策，進而與供應(yīng)商協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應(yīng)草率訂貨。
（3） 價格：
除了質(zhì)量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就?quot;高質(zhì)量低價格"，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應(yīng)向該供應(yīng)商采購。
在采購之前，采購人員應(yīng)事先調(diào)查市場價格，不可憑供應(yīng)商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應(yīng)參考類似商品的市價。
在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應(yīng)商產(chǎn)品經(jīng)超市銷售的好處。
此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應(yīng)商進行采購或由數(shù)家供應(yīng)商競標的方式來取得。單獨與供應(yīng)商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應(yīng)商進行競標時，采購人員應(yīng)選擇兩、三家較低標的供應(yīng)商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能提供最低價格的供應(yīng)商即為最好的供應(yīng)商。我們必須綜合徇一個供應(yīng)商其送貨、售后服務(wù)、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產(chǎn)廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產(chǎn)品質(zhì)量、貨源保證、售后服務(wù)、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。
總而言之，價格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應(yīng)體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務(wù)。
（4） 訂購量：
在超市分店數(shù)仍少的時候，訂購量往往很難令供應(yīng)商滿意，所以在采購時，應(yīng)盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數(shù)量，如果
因此而導(dǎo)致采購陷入僵局時，應(yīng)轉(zhuǎn)到其他項目上。
在沒有把握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應(yīng)訂購供應(yīng)商希望的數(shù)量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費�！ �
但采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一個合理的最小訂貨金額或數(shù)量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數(shù)量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應(yīng)商頻繁送貨，會增加供應(yīng)商的成本。進而導(dǎo)致超市的價格無優(yōu)勢。相反，如果最小訂貨數(shù)量或金額太高，則會造成超市庫存過高，導(dǎo)致壓倉、滯銷、削價求售等風(fēng)險。
（5） 折扣（讓利）：
折扣通常有新產(chǎn)品引進折扣、數(shù)量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供應(yīng)商可能會由全無折扣做為采購的起點，有經(jīng)驗的采購人員會引述各種形態(tài)折扣，要求供應(yīng)商讓步。
采購人員應(yīng)向供應(yīng)商說明超市的部份顧客?quot;專業(yè)客戶"，換名話說專業(yè)客戶都是很會精打細算的，若供應(yīng)商的折扣數(shù)無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應(yīng)商訂貨，這一關(guān)系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要向該供應(yīng)商采購。
（6） 付款天數(shù)（帳期）：
�。牫械母犊罘绞脚c商品的采購方式緊密相關(guān)，通常經(jīng)銷的商品采取"貨到的XX到"的方式結(jié)款，代銷、聯(lián)營的商品采取"月結(jié)XX天"的方式付款（詳細請參考供應(yīng)商手冊"超市的采購方式"一節(jié)）。
付款天數(shù)（帳期）與采購價格息息相關(guān)，在國內(nèi)一般供應(yīng)商的付款天數(shù)（帳期）是月結(jié)30~90天左右，視不同的商品周轉(zhuǎn)率和產(chǎn)品的市場占有率而定。對于超市而言，我們通常要求"一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上"，"百貨類商品的帳期在貨到60天以上"。而且由于超市衽每月統(tǒng)一付款，供應(yīng)商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員會對此進行計算，故身為采購人員不可不知�？偠灾少徣藛T應(yīng)計算對超市最有利的付款天數(shù)（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應(yīng)商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現(xiàn)金或預(yù)付款，但這全憑采購人員的經(jīng)驗與說服力�！ �
在正常情況下，超市的付款作業(yè)是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應(yīng)商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因為一般國內(nèi)的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應(yīng)商財務(wù)調(diào)節(jié)器度的困難�！ �
對于新進供應(yīng)商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應(yīng)商詳細新聞記者超市"供應(yīng)商手冊"有關(guān)付款部分的內(nèi)容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經(jīng)驗中，由于超市采用了國際上先進的商業(yè)運作模式，與國內(nèi)傳統(tǒng)的商業(yè)作業(yè)模式有很大的區(qū)別，一些供應(yīng)商（尤其是內(nèi)陸城市的供應(yīng)商）對此相當(dāng)陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導(dǎo)致供應(yīng)商付款不及時，影響超市與供應(yīng)商之間的配合與合作。
（7） 交貨期：
一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商商分批送貨，減少庫存的壓力。
由于超市電腦計算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員應(yīng)設(shè)法與供應(yīng)商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨期，將會降低供應(yīng)商商品的質(zhì)量，同時也會增加供應(yīng)商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務(wù)水平。故采購人員應(yīng)隨時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)善，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應(yīng)商的交貨期為2~3天，外埠供應(yīng)商的交貨期為7~10天。
（8） 送貨條件：
超市系超大型的自選式的超市，商品的進出量極大，若供應(yīng)商無法在送貨作業(yè)上與超市密切配合，將嚴懲影響超市的運作。送貨條件包括：按指定日期及時間送貨、免費送貨到指定地點、負責(zé)裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內(nèi)碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若采購在采購時，對供應(yīng)商沒有提出要求，則有些供應(yīng)商人員將會經(jīng)常出錯，對超市的運作影響其他大。對于經(jīng)常出錯的低應(yīng)商，建議采取一些必要的警告或罰款措施。
（9） 售后服務(wù)保證：
對于需要售后維修的家電或電子產(chǎn)品，采購人員就要求供需尖商提供免費的1~3年的售后服務(wù)，并將保修卡放置在包裝盒內(nèi)，保修卡應(yīng)標明本商圈內(nèi)的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發(fā)生更換，供應(yīng)商應(yīng)于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關(guān)的退換貨處人員及樓面主客。
走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務(wù)也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。
（10） 退換貨
超市有限公司大部份商品采取經(jīng)銷形式，即買斷經(jīng)營，理論上不應(yīng)該豐在退貨的問題但在實際運作中，由于供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于供應(yīng)商業(yè)務(wù)人員的誤導(dǎo)，形勢估計過于樂觀等因素，造成買進的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠見的供應(yīng)商銷售業(yè)務(wù)人員，應(yīng)主動解決超市相關(guān)業(yè)務(wù)人員的困擾。如果供需尖商的業(yè)務(wù)人員不積極配合，超市面上不會繼續(xù)與其合作的。因為通常情況下，供應(yīng)商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。
（11） 促銷活動：
"超市快訊"是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常我們"超市快訊"所選擇的品項都是一些暢銷的、高回轉(zhuǎn)的、大品牌子的民生消費品（詳細請參考"超市快訊"一節(jié)）。在采購員人員采購中，應(yīng)強調(diào)超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達到30000~50000份，直接郵寄到公司的目標顧客群中，影響力極大，對提高供應(yīng)商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔(dān)心快訊價格會擾亂其市場價格體的供應(yīng)商，超市采購人員則應(yīng)強調(diào)超市歡是衽會員帛的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取"非會員顧客不得購買"或采取"會員價與百會員價"方法，甚至可采取"每卡限購"、"印花限購"等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。在促銷商品的價格采購中，采購人員必須了解一般供應(yīng)商的營銷費用預(yù)算通常占營業(yè)額的10~25%，供應(yīng)商不難由此預(yù)算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應(yīng)商在"超市快訊"促銷期間愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產(chǎn)品知名度，采購人員應(yīng)了解供應(yīng)商的需求與目的。
超市與供應(yīng)商之間的促銷活動多種多樣，例如降價、地堆、端架、搭贈、抽獎、文藝表演等等（具體請參考"超市促銷范例"一節(jié)）。采購人員應(yīng)將20%的時間放在與供應(yīng)商洽談促銷活動上，以提升彼此的銷售業(yè)績。
（12） 廣告贊助（Advertising Contribution）
為增加超市的利潤，采購人員應(yīng)積極與供應(yīng)商采購爭取更多的廣告贊助，這也是采購人員業(yè)務(wù)考核指標之一。超市所指的廣告贊助，有下列幾項：●
超市快訊
● 室內(nèi)燈箱
● 室外燈箱或戶外看板
● 地板廣告
● 購物車廣告
● 購物袋廣告
● 電視墻廣告
● 店內(nèi)廣播廣告
● ……等等
（13） 進貨獎勵：
是指一段時間達成一定的進貨金額供需商給予的獎勵，通常為有條件的及無條件的進貨獎勵，例如：目前本公司所要求的供應(yīng)商在每月付款金額基礎(chǔ)上返還公司的返利，即是無條件的進貨獎勵，或稱"帳扣"；其余要求超市進貨額達到一定條件后，才返回一定獎勵的即為有條件返利。由于本公司系統(tǒng)的限制，采購人員在與供應(yīng)商采購時，應(yīng)要求每月的進貨獎勵（即帳扣），盡量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利，因為有時我們不見得與該供需尖商能合作這么長時間。
依采購人員的經(jīng)驗，通常都可要求供應(yīng)商給予進貨金額1~10%的進貨獎勵，供應(yīng)商因銷售份額的需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對超市提升利潤額大有幫助，例如：有些商品可能供應(yīng)商因種種原因不愿以較低的價格供應(yīng)，采購人員為增加利潤，應(yīng)積極與供尖商采購要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵，而增加不切實際的采購數(shù)量，結(jié)果庫存壓力大增，甚至季節(jié)過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進貨獎勵�！ ∮行┕⿷�(yīng)商業(yè)務(wù)人員會在其報價單（通常在出三價）基礎(chǔ)上下浮多少點折扣。 另處進貨獎勵（即帳扣）與價格折扣有所不同，請采購人員務(wù)必參于?quot;進貨獎勵"說明一節(jié)，加以區(qū)分。
（14） 其他贊助費用：
在超市的采購業(yè)務(wù)上，贊助金的種類繁多，包括："新入市的開業(yè)贊助費、新店贊助費、新品上架費、集中陳列贊助費、周年慶贊助費、各種節(jié)慶（元旦、春節(jié)、端午、五一、中秋、國慶節(jié)）的贊助費、端架/地推/地籠陳列贊助費……"等等。
"廣告贊助費"與"其他贊助費"在超市營運里，占舉足輕重的地位，有此公司兩者的金額在開業(yè)前可收到數(shù)百萬人民幣的收入，開店后陸續(xù)向供應(yīng)商收取，最高可達營業(yè)額的2.5~8.0%�！ ∵@種被供應(yīng)商稱之為："苛捐雜稅"的費用，引進國內(nèi)已有好幾年的歷史，它超到了"篩選供應(yīng)商"（以價制量，淘汰一些沒有實力的供需尖商）、"增加公司利潤"等積極的作用。同時供應(yīng)商對此有了認識之后，其經(jīng)營機制自然會保留一筆廣告與促銷�？钣迷诖艘荒康�，以促銷其產(chǎn)品，可謂"一個愿打，一個愿挨"。
采購人員在與供需尖商采購進，盡量強調(diào)，，超市所收取的這些其他贊助費用，尤其是節(jié)慶贊助費用，通常都會用于各種大型的促銷活動上，而這些促銷活動通常都須要幾十萬甚至上百萬的費用投入，如此高額的促銷活動費用如果都由超市來承擔(dān)，超市是無法承受的，這就需要供應(yīng)商們一齊支持，所謂"聚沙成塔"，通過這些大型的促銷活動，可以吸引大量的人流，提高來客數(shù)或客單價，反過來他們可以提高供應(yīng)商的銷售�！ �
但供應(yīng)商的贊助費應(yīng)與供應(yīng)商的銷售成比例，否則有此采購人員變本加厲，需求無度，贊助費的費率已經(jīng)到了無行無情的地步，貽笑大方。"合情合理"是雙方共同成長的基礎(chǔ)，我們對供需尖商的基本態(tài)度應(yīng)是"合作"，而不是"對抗"。
（15） 供應(yīng)商的表現(xiàn)：
表現(xiàn)不良的供應(yīng)商往往會影響到超市的銷售及利潤，并造成顧客的不滿。故采購人員應(yīng)在采購時，除價格外應(yīng)談妥合約中有關(guān)質(zhì)量、數(shù)量包裝、交貨、付款及售后服務(wù)等條款，及無法履行義務(wù)的責(zé)任與罰則�！ 〔少徣藛T應(yīng)了解任何采購都是與供應(yīng)商維持關(guān)系的過程的一部分。若某次采購采購人員讓供應(yīng)商吃了悶虧或大虧，供應(yīng)商若找到適當(dāng)?shù)臋C時，也會利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在采購過程中應(yīng)在超市與供應(yīng)商的短期與長期利益中，求取一平衡點，以維持長久的關(guān)系。
總而言之，采購本身是一件很復(fù)雜、很艱難的工作，因為采購對象、供應(yīng)商規(guī)模、采購項目都不盡相同，但采購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在采購中將不難一一克服困難。此外，經(jīng)驗、機智與毅力都是采購人員在采購中所須要的。
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